Automated Document Marking & Printing for Paper-Based and PDF Workflows

AUTOMATED DOCUMENT
MARKING & PRINTING FOR
PAPER-BASED AND PDF
WORKFLOWS
White Paper










Enhancement Software January 9, 2009 DOCUMENT MARKING AND PRINTING FOR PDF AND PAPER-BASED WORKFLOWS
Contents
Purpose and Scope.........................................................................................................................2 
Introduction....................................................................................................................................2 
Technical Discussion.......................................................................................................................2 
The Document Marking Process..............................................................................................3 
Labor Costs of Document Duplication & Marking...................................................................3 
Why StampIt for Microsoft Word-generated Documents............................................................4 
 
List of Tables  Costs of Information Workers 1......................................................................................................4  Necessary Automation Features 1..................................................................................................4 


White Paper Page i ®Enhancement Software / StampIt for Word DOCUMENT MARKING AND PRINTING FOR PDF AND PAPER-BASED WORKFLOWS than doubled in the last five years.  Paper 
Purpose and Scope will be here for quite a while.     Paper-based document marking is still  Despite productivity advances, the duplica-a mostly manual process that discourages  tion and assembly of smaller-quantity print-standardization and security This white   jobs (< 25 pgs) is frequently accomplished paper is intended to explore the process of  by printing one copy and then using a secure and efficient paper-based document  shared copy machine to create additional marking and printing using Microsoft®  copies.  Information workers involved in Word.  At the same time it will explore the  document-based workflows consume up to savings that can be realized by implement- an estimated two hours per week using ing an automated practice that reduces risk  copy facilities.  Much of that time is unnec-of unintended use.   It is also expected to  essary and unproductive as well as unre-provide information that will assist those  lated to the primary job function.   With the who are responsible for generating paper- sophistication of word processing programs, based workflows as well as those responsi- it is much more common for managers, ble for corporate accountability, compliance  executives and lawyers to create their own and risk management.  documents independent of administrative support.  Additionally, the creation of mul-Introduction tiple copies of a document requires identifi-cation which is usually in the form of self- For years, experts have predicted a  inking stamps that are manually applied to move toward the paperless office.  To that  each copy.   This paper briefly explores the end, the use of electronic documents has  efficacy of using a copy machine for dupli-increased substantially in recent years to  cation vs. a local or shared network laser the extent that paper consumption has   printer together with the method(s) and plateaued.  However, paper consumption  inefficiency of the current document mark-1 steadily increased until 2008. According to  ing processes.  It also suggests an immedi-an IDC study in 2005, more than half of the  ately viable solution with extraordinary ROI. information that companies exchanged with their customers was in the form of paper  Technical Discussion documents.  Estimates predicted increases  ®of 20% per year in paper consumption in  Microsoft Windows and Word are es-2spite of green initiatives.  Further confir- timated to be on 92-97% of the world's mation of this trend is the earnings of Iron  business computers.  This paper bases its Mountain (IRM-NYSE) [Information Protec- assumptions on those platforms.  Without tion and Storage Services] that have more  using an automated document marking program, the meth... [download for more]